Le terme « hauts fonctionnaires du Parlement » est utilisé librement dans différents contextes pour désigner des réalités différentes. Ce terme n’a pas été défini légalement. Aux fins actuelles, le terme est utilisé pour décrire plusieurs postes connexes :
Traditionnellement, au gouvernement du Canada, le terme « hauts fonctionnaires du Parlement » désigne des postes de responsabilité indépendants créés pour aider le Parlement à tenir les ministres et la bureaucratie responsables de leurs actions et pour protéger les diverses catégories de droits des Canadiens ou encore pour exécuter certaines fonctions indépendantes du pouvoir exécutif. Les titulaires de ces postes relèvent du Parlement plutôt que du gouvernement fédéral ou d’un ministre en particulier et leur nomination (congédiement) concerne le Parlement d'une certaine façon.
Le terme « hauts fonctionnaires du Parlement » sert également à désigner les postes du Sénat et de la Chambre des communes qui sont occupés par des politiciens. Ces hauts fonctionnaires ont un rôle à jouer dans le déroulement des travaux : le Président et autres occupants du fauteuil, les leaders à la Chambre, les whips, les présidents de caucus et d’autres postes.
Le terme est parfois utilisé pour désigner le personnel supérieur du Sénat, de la Chambre des communes et de la Bibliothèque du Parlement. Ce sont les hauts fonctionnaires nommés pour servir le Parlement, indépendamment du pouvoir exécutif, et qui facilitent le fonctionnement de la législature.
Certains sénateurs occupent des postes de direction importants liés à l'organisation du travail au Sénat. Il s'agit généralement de nominations politiques. Le Sénat, quant à lui, utilise le terme « agent politique » pour désigner les postes suivants : président, président intérimaire, le leader du gouvernement au Sénat, le leader de l’opposition au Sénat, les deux leaders adjoints et les deux whips.
Certains députés de la Chambre des communes sont élus ou nommés pour occuper des postes liés au fonctionnement de la Chambre. Ils sont habituellement désignés par le terme « agents supérieurs de la Chambre » et occupent des fonctions politiques plutôt qu'administratives. Le règlement 302 du Bureau de régie interne de la Chambre des communes donne la définition suivante :
« agent supérieur de la Chambre » (« House Officer ») Le Président de la Chambre, le Président suppléant et président des comités pléniers, le vice président et le vice-président adjoint des comités pléniers, le leader du gouvernement à la Chambre, le chef et le leader à la Chambre d’un parti reconnu, le whip d’un parti reconnu, le président du caucus national d’un parti reconnu, tout député qui est un ancien Premier ministre et le député chargé par le chef d’un parti reconnu de la responsabilité du bureau de recherches du parti. Le Premier ministre du Canada n’est pas compris parmi les agents supérieurs de la Chambre.
Les postes suivants sont traditionnellement désignés par le terme « hauts fonctionnaires du Parlement » :
Le Bureau du Conseil privé et certains documents du gouvernement emploient l’expression « agents du Parlement », pour insister ainsi sur le fait que ces personnes assument des responsabilités pour le Parlement et en relèvent, et pour les distinguer des autres fonctionnaires du Parlement. L'expression est également employée pour souligner leur indépendance par rapport au gouvernement en place. Ils assument les responsabilités que leur confère la loi et font directement rapport au Sénat ou à la Chambre des communes ou encore aux deux Chambres, habituellement par l'intermédiaire des présidents de ces dernières. Les personnes nommées à ces fonctions travaillent pour le compte du Parlement.
La nomination de ces hauts fonctionnaires concerne habituellement – mais pas nécessairement – la Chambre des communes et/ou le Sénat. Il est important de noter, toutefois, que les procédures de nomination de ces hauts fonctionnaires du Parlement ne sont pas uniformes.
Ces dernières années, d’autres charges ont été créées et dotées des mêmes attributs que les hauts fonctionnaires du Parlement – c’est-à-dire essentiellement un élément d’indépendance par rapport au gouvernement et le droit de relever du Parlement, ainsi que la participation de ce dernier à leur nomination. Il s’agit notamment du Commissaire des droits de la personne et du Commissaire de la fonction publique.
Les greffiers à la procédure et les autres cadres supérieurs du Sénat sont nommés pour servir le Parlement. Ils sont responsables du fonctionnement du Sénat à titre de chambre constituante du Parlement.
Les cadres supérieurs du Sénat sont :
La Chambre des communes compte des greffiers à la procédure et d'autres cadres supérieurs qui sont responsables de son fonctionnement. Même s'ils sont nommés par le gouverneur en conseil, ils servent la Chambre des communes et font partie de la législature.
Les cadres supérieurs de la Chambre des communes sont :
La Bibliothèque du Parlement a été fondée peu après la Confédération et son existence est prévue aux articles 73 à 79 de la Loi sur le Parlement du Canada. Elle est dirigée et contrôlée par les présidents du Sénat et de la Chambre des communes. Le contrôle et la gestion de la Bibliothèque incombent au bibliothécaire parlementaire et au bibliothécaire parlementaire adjoint, qui sont nommés par le gouverneur en conseil. Depuis 2001, il est prévu de nommer un poète officiel du Parlement à titre de haut fonctionnaire de la Bibliothèque. En 2006, la Loi a été modifiée afin d'inclure un directeur parlementaire du budget comme un cadre supérieur de la Bibliothèque; la Loi définit le processus de sélection et le mandat du poste.