| M-576 —
April 15, 2004 — Mr. Strahl (Fraser Valley) — That, in the opinion of this House, the government should act upon the recommendations contained in the Information Commissioner’s 2002-2003 Annual Report and immediately introduce legislation regarding record keeping that would: (a) identify basic information management principles, values and objectives regarding government integrity, security, effectiveness, accountability, and asset management; (b) require ministers and agency heads to ensure that records that adequately document key organization functions, activities, decisions, policies and transactions are created, acquired and maintained; (c) require that a records and information management program be established within each department/agency and appropriately resourced; (d) require that a senior executive be designated within each department with overall responsibility for information management; (e) require that the program include standards, procedures and training related to documenting business activities, identifying and organizing records, storing and protecting records, providing access to records, retaining and disposing of records; (f) require that all government programs and operations adhere to the above standards and practices in the management of recorded information; (g) require that certain types of organizations doing business with the federal government or receiving substantial federal funds have in place adequate records management; (h) require that technology-dependent records be kept accessible for the duration of their authorized retention periods; (i) provide for the monitoring, evaluation and reporting on the records and information management program and of the performance of related officials; and (j) establish consequences for failing to meet the requirements of the Act and identify the circumstances under which they might apply.
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M-576 — 15 avril 2004 — M. Strahl (Fraser Valley) — Que, de l'avis de la Chambre, le gouvernement devrait donner suite aux recommandations du Rapport annuel 2002-2003 du Commissaire à l’information et proposer immédiatement une loi sur la tenue de livres qui pourrait comporter les éléments suivants : a) identifier les principes, les valeurs et les objectifs fondamentaux de la gestion de l’information sur les plans de l’intégrité, de la sécurité, de l’efficacité, de l’imputabilité et de la gestion des biens; b) exiger que les ministres et les responsables d’organismes veillent à ce que des documents soient créés, obtenus et conservés pour étayer suffisamment les principales fonctions, activités, décisions, politiques et opérations de leur organisation; c) exiger l’instauration, dans chaque ministère et organisme, d’un programme de gestion des documents et de l’information doté des ressources nécessaires; d) exiger qu’un cadre supérieur soit chargé, dans chaque ministère, de la responsabilité globale de la gestion de l’information; e) exiger que le programme comporte des normes, des procédures et une formation concernant la justification des activités opérationnelles par des documents, l’identification et l’organisation des documents, l’entreposage et la protection des documents, l’accès aux documents et la conservation et l’élimination des documents; f) exiger que l’ensemble des programmes et opérations du gouvernement soit conforme aux normes et pratiques ci-dessus en matière de gestion de l’information enregistrée; g) exiger que certains types d’organisation ayant affaire au gouvernement fédéral ou recevant des fonds fédéraux substantiels disposent d’un système de gestion des documents valable; h) exiger que les documents électroniques restent accessibles pendant la durée de rétention exigible; i) prévoir le suivi, l’évaluation et le compte rendu du programme de gestion des documents et de l’information, et du rendement des fonctionnaires qui en sont responsables; j) formuler les conséquences du non-respect de la Loi et circonscrire les circonstances auxquelles elles s’appliqueraient.
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