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Guide pour les témoins qui comparaissent devant les comités du Sénat
L’invitation à témoigner devant un comité
Installations pour les personnes handicapées
Correction du texte de la transcription par les témoins
Exemplaire des Délibérations remis à titre gracieux
Conseils aux témoins qui comparaissent devant un comité
Le rôle des comités du Sénat est d'accomplir les tâches que le Sénat leur délègue au moyen d'un ordre de renvoi. Les comités étudient les mesures législatives ou les projets de loi qui sont proposés, examinent les dépenses du gouvernement (le budget des dépenses), et font des études spéciales. Lorsqu'un comité a terminé son travail en tout ou en partie, il présente ses conclusions, recommandations ou décisions sous la forme d'un rapport au Sénat.
Le travail des comités est important parce qu'il permet aux sénateurs d'examiner en détail un sujet donné. Cet examen comprend en général la tenue d'audiences publiques lors desquelles les sénateurs ont l'occasion d'interroger directement des représentants d'organisations ou des particuliers. Les rapports des comités du Sénat ont été bien accueillis au fil des ans et ont influé sur la politique publique au Canada.
Il existe deux types de comités: les comités permanents, créés en permanence conformément au Règlement du Sénat, et les comités spéciaux, établis pour étudier certaines questions définies dans un ordre de renvoi. Les comités peuvent établir des sous?comités si nécessaire. De plus, le Sénat peut se joindre à la Chambre des communes pour créer des comités mixtes permanents ou des comités mixtes spéciaux.
Les comités sénatoriaux comptent en moyenne de 9 à 15 membres, et la répartition selon les partis représentés au Sénat est respectée.
http://www.parl.gc.ca/Common/Committee_SenList.asp?Language=F
L'ordre de renvoi désigne, en termes parlementaires, une tâche que le Sénat délègue à un comité. Il peut être très général et englober les éléments suivants: (i) une enquête en profondeur sur une question d'intérêt public, (ii) l'étude détaillée d'un projet de loi après la deuxième lecture, ou (iii) l'étude d'un sujet précis, par exemple l'étude préliminaire d'un projet de loi. Le comité doit respecter les termes de l'ordre de renvoi, qui déterminent le mandat du comité et, dans le cas d'études spéciales, la date limite à laquelle le rapport doit être présenté au Sénat. Un comité peut recevoir plusieurs ordres de renvoi en même temps.
En vertu de l'article 90 du Règlement du Sénat, lorsqu'un comité permanent reçoit un ordre de renvoi, il peut inviter des représentants d'organisations ou des particuliers à présenter un mémoire ou à venir témoigner devant lui. Cette autorisation vaut également quand le Sénat autorise un comité permanent à tenir ses audiences ailleurs qu'à Ottawa. Dans le cas des comités spéciaux, l'ordre de renvoi doit donner l'autorisation de solliciter des mémoires et d'entendre des témoins.
http://www.parl.gc.ca/information/about/process/senate/rules-f/senrules-f.htm
Le greffier du comité est à la fois conseiller en matière de procédure et agent administratif du comité. Il exerce ses fonctions sur les directives du président et des autres membres du comité.
Le greffier est un employé permanent du Sénat et, à ce titre, il est strictement impartial. Connaissant à fond les règles de procédure et d'administration qu'un comité doit suivre, il est le mieux placé pour répondre à toutes vos questions.
L'invitation à témoigner devant un comité
Afin de recueillir le plus d'information possible sur un sujet à l'étude, les comités invitent régulièrement des particuliers, des experts dans différents domaines, des représentants de groupes ou d'organisations, des lobbyistes, des fonctionnaires et des ministres à témoigner devant eux. Les particuliers ou les groupes intéressés par une étude entreprise par un comité peuvent demander de comparaître devant ce comité.
En général, les comités choisissent leurs témoins en fonction d'un certain nombre de critères, notamment leurs connaissances de la question et l'intérêt qu'ils portent à celle-ci. Ils doivent aussi tenir compte du temps dont ils disposent pour mener leur étude. Les comités ne peuvent pas nécessairement entendre tous les témoins désireux de comparaître, mais ceux-ci ont toujours la possibilité de leur présenter un mémoire.
Lorsqu'un comité a déterminé qui il désire entendre, le greffier informe les témoins de la date, de l'heure et de l'endroit de la séance.
Lorsqu'il transmet l'invitation du comité, le greffier indique au témoin s'il doit ou non préparer un mémoire. Les témoins qui doivent préparer un mémoire pourraient être priés de le présenter à l'avance, si possible.
Préparation du mémoire
Langue
(a) Les mémoires peuvent être présentés en français ou en anglais.
(b) Les mémoires présentés dans une seule langue
officielle doivent être envoyés au greffier du comité au moins deux semaines
à l'avance, si possible, afin qu'ils puissent être traduits. Les témoins des
ministères et organismes fédéraux sont tenus de présenter leurs mémoires
dans les deux langues officielles.
Teneur
(a) Le mémoire doit être le plus succinct possible (en général ne pas dépasser 10 pages).
(b) Les opinions doivent être étayées de faits.
(c) Les recommandations doivent être aussi précises que
possible, surtout lorsqu'elles proposent des amendements à un projet de loi.
Présentation
(a) Il est utile de fournir une version électronique au greffier, en plus du texte sur papier (Microsoft Word ou RTF de préférence).
(b) Le nom et l'adresse du particulier, de l'association ou de l'organisation qui soumet le mémoire doivent être clairement indiqués.
(c) Les recommandations doivent être résumées à la fin du mémoire.
(d) Il est préférable d’utiliser des notes en fin de texte, numérotées, au lieu de notes en bas de page.
(e) Les logos, graphiques, tableaux et diagrammes doivent être à l'encre noire, les autres couleurs se prêtant souvent mal à la photocopie.
(f) Les photographies jointes au texte doivent être en
noir et blanc et imprimées sur papier glacé.
Autres exigences
(a) Si du matériel audiovisuel est nécessaire, le greffier doit en être avisé au moins une semaine avant la séance.
(b) Si le témoin n'a pas fourni son mémoire à l'avance, mais souhaite le distribuer aux membres pendant la réunion, il lui est conseillé de prévoir d’apporter 25 exemplaires de la version anglaise et 15 de la version française.
(c) Si le témoin a l’intention de lire son mémoire, des citations ou d’autres documents, il doit remettre un exemplaire de ces documents au greffier du comité le plus tôt possible avant le début de la séance afin que les interprètes et les sténographes puissent être mieux préparés.
(d) À moins d’indication contraire de la part du témoin, le mémoire ne sera pas diffusé à l'extérieur du comité avant la date de l'audience.
Installations pour les personnes handicapées
Tous les édifices du Parlement ont des entrées spécialement aménagées pour les personnes handicapées, et des emplacements leur sont réservés sur les terrains de stationnement. Toutes les salles de comité leur sont également accessibles. Les toilettes de tous les édifices du Sénat peuvent aussi accueillir des personnes en fauteuil roulant. Les témoins qui ont besoin d'autres renseignements ou d'installations supplémentaires sont priés de consulter le greffier du comité.
Le président de séance est un sénateur élu parmi les membres du comité. Durant la séance, il lui appartient de faire respecter l'ordre et le décorum, de donner la parole aux membres et de trancher les questions de procédure.
Le président présente les témoins aux membres du comité et les invite à faire leur déclaration et à répondre aux questions du comité.
Lorsque le témoin arrive dans la salle de comité, il doit se présenter au greffier du comité. Celui-ci lui explique la procédure et lui montre où il devra s'asseoir pendant qu'il s'adressera au comité.
Au début de la séance, le président indique l'ordre de comparution des témoins et présente le premier témoin. Les exposés des témoins durent habituellement de 10 à 15 minutes et sont suivis de questions des membres du comité (voir l'annexe A). Le comité établit ses propres lignes directrices en matière d'interrogation des témoins.
Les témoins ont le droit de s'adresser au comité dans la langue officielle de leur choix. Il se peut que les délibérations soient télédiffusées. Le sous?titrage pour malentendants est un service qui peut également être offert. Pour que le compte rendu soit le plus exact possible, les interprètes et les sténographes parlementaires apprécient que les témoins parlent clairement et à une vitesse normale, surtout lorsqu'ils lisent des mémoires, des citations et d'autres documents.
Les personnes témoignant devant un comité le font en général à titre volontaire. Ces personnes désirent exprimer leurs vues, et le comité est heureux de les entendre. La qualité et l'efficacité du travail du comité sont évidemment augmentées par la collaboration des témoins. Il faut à cet égard noter que les audiences des comités entrent dans la catégorie des délibérations du Parlement, ce qui signifie que les travaux des comités, y compris l'audience des témoins, sont protégés et ne peuvent, dans la plupart des cas, donner lieu à une action en justice.
Rien de ce qu'un témoin dit devant un comité ne peut être retenu contre lui dans une cour de justice. Pour cette raison, un témoin ne peut refuser de répondre à une question sous prétexte que sa réponse pourrait l'incriminer. S'il le désire, le témoin peut disposer des services d'un avocat, à ses propres frais.
Correction du texte de la transcription par les témoins
Les témoins peuvent apporter des corrections mineures à la transcription non révisée de leur témoignage, dans les 48 heures de la réception des « bleus » de la séance, afin que le compte rendu soit de la meilleure qualité et de la plus grande exactitude possible.
(1) Les témoins qui désirent réviser la transcription doivent le signaler au greffier du comité immédiatement après la séance.
(2) Toutes les corrections doivent être reçues, dans les 48 heures qui suivent la séance, à l'adresse suivante:
Éditeur des comités, Débats du Sénat
Sénat du Canada
9e étage, Édifice Chambers
40, rue Elgin
Ottawa (Ontario)
K1A 0A4
Tél. : (613) 995-5805
Télécopieur: (613) 990-9348
Exemplaire des Délibérations et du rapport d’un comité remis à titre gracieux
Le greffier du comité envoie habituellement à chaque témoin un exemplaire des Délibérations du comité contenant son témoignage, ainsi qu'un exemplaire du rapport du comité dès sa parution.
Pour obtenir des exemplaires supplémentaires du rapport du comité, s'adresser à la: Direction des comités et de la législation privée
Sénat du Canada
10e étage, Édifice Chambers
40, rue Elgin
Ottawa (Ontario)
K1A OA4
Tél. : (613) 990-0088
Ligne sans frais : 1-800-267-7362
Télécopieur : (613) 947-2704, (613) 990-6666
Les délibérations et les rapports des comités sont versés dans le site Web du Sénat, à l’adresse suivante :
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les séances d’un comité sénatorial, veuillez communiquer avec le greffier du comité, à la Direction des comités (voir l’adresse et le numéro de téléphone ci-dessus).
Pour vous abonner aux Délibérations, veuillez vous s'adresser au:
Centre d'édition du gouvernement du Canada
155, rue Queen
5e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 1M4
Tél. : (613) 956-4800
Ligne sans frais : 1-800-635-7943
Annexe A
CONSEILS AUX TÉMOINS QUI COMPARAISSENT DEVANT UN COMITÉ
1. Préparer un mémoire qui ne dépasse pas, en général, 10 pages.
2. Quand les circonstances le permettent, soumettre le mémoire au moins deux semaines à l'avance au greffier du comité pour qu'il puisse le faire traduire et le remettre aux sénateurs, afin qu'ils en prennent connaissance. Les témoins sont encouragés à envoyer leur mémoire sous forme électronique, si possible.
3. Joindre une copie du mémoire sur disquette (Microsoft Word 2000 ou RTF), si possible.
4. Si le mémoire est long (10 pages ou plus), le faire précéder d'un résumé.
5. Être en mesure d'étayer ses opinions par des faits.
6. Se limiter à une présentation orale succincte (ne dépassant pas, en général, 15 minutes). Un comité, à sa discrétion, peut demander que les présentations soient plus courtes.
7. Les témoins sont priés de parler à un rythme normal, car leurs paroles sont traduites par les interprètes et transcrites par les sténographes parlementaires.
8. Tenir compte du mandat du comité; si possible, se tenir au courant des travaux du comité sur le sujet. En ce qui concerne les projets de loi, chercher à traiter les questions soulevées durant le débat en deuxième lecture au Sénat.
http://www.parl.gc.ca/common/chamber.asp?Language=F
